KATA PENGANTAR
Puji
syukur saya haturkan ke hadirat Tuhan YME, karena dengan karunia-Nya saya dapat
menyelesaiakan makalah yang berjudul “Formulir”. Meskipun banyak hambatan yang kami alami dalam proses
pengerjaannya, tapi Alhamdulillah kami telah berhasil menyelesaikan makalah ini tepat pada
waktunya.
Tidak
lupa kami sampaikan terima kasih kepada dosen pengampu yang telah membimbing
kami dalam mengerjakan makalah ini. kami juga mengucapkan terima kasih kepada
teman-teman mahasiswa yang juga sudah memberi kontribusi baik langsung maupun
tidak langsung dalam pembuatan karya ilmiah ini. Tentunya ada hal-hal yang ingin kami
berikan kepada masyarakat dari makalah ini. Karena itu kami berharap semoga makalah
ini dapat menjadi sesuatu yang berguna bagi kita semua.
Penulis
menyadari bahwa dalam menyusun makalah ini masih jauh dari kata sempurna, untuk
itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun guna
sempurnanya makalah ini. Penulis berharap semoga makalah ini bisa bermanfaat
bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
BAB
I PENDAHULUAN
A.
LATAR
BELAKANG
Sejak dulu hingga
sekarang, masyarakat modern selalu berhubungan dengan formulir. Contoh paling
sederhana misalkan banyak orang di lingkungan kita mengisi berbagai formulir
untuk mencatat peristiwa kelahiran. Bidan yang menangani proses kelahiran juga
mengisi formulir untuk mengisi pencatatan kelahiran. Orang tua kita membawa
formulir tersebut ke kelurahan. Di kelurahan, atas dasar formulir yang telah
terisi, kemudian pejabat pemerintah membuat surat kelahiran yang merupakan
formulir yang diisi data nama orang tua dan data kelahiran. Kemudian surat
tersebut dibawa ke kantor catatan sipil sebagai dasar untuk mengisi akta
kelahiran. Sepanjang hidup kita, tidak terhitung berapa banyak formulir yang
harus kita isi untuk berbagai keperluan. Dengan kata lain kehidupan manusia
modern tidak akan pernah lepas dari formulir.
B.
RUMUSAN
MASALAH
1. Apa
definisi dari Formulir?
2. Apa
manfaat dari Formulir?
3. Apa
saja golongan Formulir apabila ditinjau dari sumbernya?
4. Apa
saja golongan Formulir apabila ditinjau dari tujuan penggunaannya?
5. Apa
saja prinsip dasar yang melandasi perancangan Formulir?
6. Kapan
Formulir diperlukan?
7. Apa
saja factor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang Formulir?
8. Apa
itu dokumen sumber dan dokumen pendukung?
C.
BATASAN
MASALAH
1. Karya ilmiah ini hanya menjelaskan
definisi dari Formulir.
2. Karya ilmiah ini hanya menjelaskan manfaat
dari Formulir.
3. Karya ilmiah ini hanya menjelaskan golongan
Formulir apabila ditinjau dari sumbernya.
4. Karya ilmiah ini hanya menjelaskan
golongan Formulir apabila ditinjau dari tujuan penggunaannya
5. Karya ilmiah ini hanya menjelaskan prinsip
dasar yang melandasi perancangan Formulir.
6. Karya ilmiah ini hanya menjelaskan Kapan
Formulir diperlukan.
7. Karya ilmiah ini hanya menjelaskan Apa
saja factor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang Formulir.
8. Karya ilmiah ini hanya menjelaskan dokumen
sumber dan dokumen pendukung.
D.
TUJUAN
1. Untuk mengetahui definisi dari
Formulir.
2. Untuk mengetahui manfaat
dari Formulir.
3. Untuk mengetahui golongan
Formulir apabila ditinjau dari
sumbernya.
4. Untuk mengetahui golongan
Formulir apabila ditinjau dari tujuan penggunaannya
5. Untuk mengetahui prinsip
dasar yang melandasi perancangan Formulir.
6. Untuk mengetahui Kapan
Formulir diperlukan.
7. Untuk mengetahui Apa
saja factor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang Formulir.
8. Untuk mengetahui tentang dokumen
sumber dan dokumen pendukung.
BAB
II PEMBAHASAN
A.
DEFINISI
FORMULIR
Adalah
secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering kali disebut
dengan dokumen. Definisi formulir ini dibuat ketika computer belum digunakan
dalam bisnis. Dengan meluasnya pemakaian computer untuk menjalankan bisnis,
pemakaian formulir elektronik (electronic form) menjadi umum da
meluas dalam bisnis. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk
menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik memiliki
beberapa manfaat sebagai berikut :
1.
Tidak pernah kehabisan formulir. Jika dalam perusahaan menggunakan
formulir kertas, operasi bisnis dapat terhenti jika perusahaan kehabisn
formulir, tetapi apabila menggunakan formulir elektronik,penawaran selalu sama
dengan permintaan.
2.
Tidak pernah ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali
disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peaturan.
3.
Ketidakefisienan formulir dapat
dihindari.
Formulir elektronik memungkinka segera penyesuaian isi dan format formulir
untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga memungkinkan penyediaan formulir
tepat sesuai dengan kebutuhan.
4.
Tidak dimungkinkan penggunaan
formulir yang salah.
Orang yang akan menggunakan formulir elektronik harus memasukkan password,
nama, dan nomor formulir dan computer akan memberikan jenis formulir sesuai
dengan kode dan nama yang dimasukkan kedalam computer.
5.
Kecepatan pengisian formulir. Formulir elektronik dapat
melakukan perhitungan dan mencantumkan secara otomatis hasil perhitungan pada
ruang tertentu dalam formulir.
6.
Penangkapan data dilakukan
sekali.
Duplikasi penangkapan dan pemasukkan data kedalam system informasi tidak akan
terjadi.
7.
Tidak ada data yang mengambang. Data dimasukkan dan dikirimkan
dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang
mengambang.
8.
Kemudahan dalam pengelolaan
formulir.
Perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui
system yang terintegrasi.
Gambar 1.1 Faktur Penjualan Tunai
B.
MANFAAT
FORMULIR
Dalam
perusahaan, formulir bermanfaat untuk :
a. Menetapkan
tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
Dalam
transaksi pembelian misalnya, kepala bagian pembelian yang bertanggung jawab
atas transaksi tersebut membubuhkan tanda tangan diatas formulir surat order
pembelian. Dalam formulir pembelian kas keluar ruang untuk beberapa pejabat
yang :
Ø
Mengisi
formulir dan memverifikasi perhitungan dan kelengkapan dokumen pendukung oleh
kepala baian utang.
Ø
Member
otorisasi pengeluaran uang oleh kepala departemen keuangn atau direktur
keuangan.
Ø
Melaksanakan
pembayaran oleh kasa.
Ø
Mencatat
transaksi pengeluaran kas oleh kepala bagian utang dalam register bukti kas
keluar (voucher register)dan oleh kasa register cek.
b. Merekam
data transaksi bisnis perusahaan.
Seperti
yang telah dijelaskan diatas, dalam transaksi penjualan tunai misalnya,
perusahaan memerlukan data berikut ini direkam dalam formulir faktur penjualan
tunai :
1.
Tanggal
penjualan 7.
Total harga jual semua barang
2.
Nama
wiraniaga (dan kodenya) 8.
Tanda tangan wiraniaga
3.
Nama
barang 9.
Tanda penerimaan kas dari bagian kasa
4.
Kuantitas
barang 10. Tanda
penyerahan barang pada pembeli
5.
Harga
jual per satuan 11. Tanda pencatatan transaksi penjualan
6.
Total
harga jual setiap jenis barang
c. Mengurangi
kemungkinan kesalahaan dengan cara menyarankan semua kejadian dalam bentuk
tulisan.
Misalkan,
order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara lain oleh kepala
bagian pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adalah
besar.oleh karena itu order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk
mngurangi kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengiriman surat order
pembelian kepada pemasok.
d. Menyampaikan
informasi pokok dari orang satu ke orang lain dalam organisasi yang sama atau
ke organisasi yang lain.
Misalkan,
bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu
bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan
kuantitas seperti yang ditulis dalam formulir tersebut.
C.
GOLONGAN
FORMULIR MENURUT SUMBERNYA
Formulir
dapat digolongkan menjadi 3 golongan. Antar lain :
1. Formulir
yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Contoh
: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti
permintaan dan pengeluaran barang gudang.
2. Formulir
yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan
Contoh
: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat
permintaan penawaran harga, bukti kas keluar, dan surat order penjualan.
3. Formulir
yang diterima dari pihak luar perusahaan
Contoh
: faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang yang diterima
dari kreditur, dan rekening Koran bank (bank
statement).
D.
FORMULIR
MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA
Pada
dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya. Antara
lain :
a. Formulir
yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
Contoh
: formulir surat permintaan pembelian. Formulir ini digunakan oleh bagian gudang
untuk meminta bagian pembelian melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi
kebutuhan persediaan barang di bagian gudang.
b. Formulir
yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Contoh
: formulir laporan penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh bagian
penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok.
E.
PRINSIP
DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam
desain formulir, prinsip dasar berikut perlu dipertimbangkan :
1.
Sedapat
mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir.
2.
Hindari
duplikasi dalam pengumpulan data.
3.
Buat
rancangan formulir sederhana dan seringkas mungkin.
4.
Masukkan
unsure internal check dalam merancang
formulir.
5.
Cantumkan
nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi
pihak luar.
6.
Cantumkan
nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
7.
Beri
nomor untuk identifikasi formulir.
8.
Cantumkan
nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir.
9.
Cetaklah
garis pada formulir.
10. Cantumkan nomor urut tercetak.
11. Rancanglah formulir tersebut
sedemikian rupa, sehingga pengisi hanya membubukan tanda √ atau X, atau dengan menjawab ya atau tidak untuk menghemat waktu
pengisiannya.
12. Susun formulir ganda dengan
menyisipkan karbon sekali pakai.
13. Pembagian zona sedemikian rup
sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data
yang saling terkait.
Gambar 1.2 Bukti Kas Keluar
F.
PENGGUNAAN
FORMULIR
Ada
4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir. Antara lain :
1. Jika
suatu kejadian perlu dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya
suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukannya
setiap hari. Untuk itu perusahaan tersebut perlu menciptakan formulir faktur
penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika
informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir mengurangi
waktu penulisaan informasi tersebut.
Contoh
: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus
menuliskan nama barang, spesifikasi, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau
mendesak) maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung
informasi tersebut.
3. Jika
berbagai informasi yang saling berhubungan perrlu disatukan dalam tempat yang
sama, guna mempermudah pengecekan.
Untuk
dapat memenuhi permintaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian
pembelian memerlukan informai lengkap mengenai nama barang yang akan
dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan.
4. Jika
dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi,formulir perlu
digunakan.
Jika
tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan oleh seseorang, diperlukan
formulir untuk merekam pertanggungjawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
Gambar 1.3 Surat
Order Pembelian
G. FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU
DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam
merancang suatu formulir, seorang analis system harus mempertimbangkan
factor-faktor berikut. Antara lain :
1. Siapa yang memerlukan informasi
yang dicatat dalam formulir tersebut?
2. Adakah formulir lain yang
sekarang dirancang atau digunakan berisi informasi yang sama?
3. Apakah elemen-elemen yang harus
dicantumkan didalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis?
4. Apakah formulir tersebut
memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau
kedua-duanya?
5. Apakah formulir tersebut akan
diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses
penggandaan yang lain?
6. Apakah formulir tersebut akan
disimpan didalam suatu arsip?
Dalam
merancang kembali formulir perlu dilakukan survey untuk mengumpulkan data :
1.
Yang
bersangkutan dengan formulir itu sendiri. Misalnya : mengenai isinya, mengenai jumlah
lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2.
Yang
bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi
dari formulir tersebut.
Gambar
1.4 Survai Formulir
H. DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN
PENDUKUNG
Ditinjau
dari pengolahan data akuntansi, formulir dapat digolongkan menjadi dua, yaitu :
1.
Dokumen
sumber (source document) adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan
ke dalam jurnal atau buku pembantu.
2.
Dokumen
pendukug (corroborating document) adalah
dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang
direkam dalam dokumen sumber.
BAB III PENUTUP
A.
KESIMPULAN
Berdasarkan apa yang telah di
uraikan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa formulir benar-benar memegang
peran penting dalam system informasi akuntansi. Formulir diganaka untuk
menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan, merekam daa
transaksi bisnis, mengurangi kemungkinan kesalahan, dan menyampaikan informasi
pokok dari satu ke yang lain. Formulir dapat digolongkan menjadi 3 golongan.
Antar lain : Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan, Formulir yang
dibuat dan disimpan dalam perusahaan, Formulir yang dibuat dan dikirimkan
kepada pihak luar perusahaan. Ada 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan
formulir. Antara lain : Jika suatu kejadian perlu dicatat, maka formulir perlu
digunakan, Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan
formulir mengurangi waktu penulisaan informasi tersebut, Jika berbagai
informasi yang saling berhubungan perrlu disatukan dalam tempat yang sama, guna
mempermudah pengecekan, Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab
terjadinya transaksi,formulir perlu digunakan.
Ditinjau dari pengolahan data
akuntansi, formulir dapat digolongkan menjadi dua, yaitu :Dokumen sumber (source document) adalah Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai
sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu. Sedangkan dokumen
pendukug (corroborating document) adalah
dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang
direkam dalam dokumen sumber.
B.
SARAN
Setelah
mengetahui akan pentingnya peran formulir seperti yang dibahas sebelumnya, maka
disarankan dalam melakukan kegiatan
bisnis dalam suatu perusahaan,sekecil apapun transaksi yang terjadi sangat
diwaiibkan adanya bukti yang nantinya akan menjadi media perekam atas
terjadinya transaksi tersebut. Semua data tersebut perlu direkam dalam formulir
sebagai bukti telah dilaksanakannya transaksi penjualan tunai.
DAFTAR
PUSTAKA
2.
http://aprizanethyaulia.blogspot.co.id/01/10/2015
4.
http://www.scribd.com/doc/126559810/Perancangan-Formulir-Dokumen-Dan-Catatan-Dalam-Sistem-Informasi-Akuntansi#scribd/01/10/2015
6. Mulyadi.2008.Sistem Akuntansi.Salemba Empat,Jakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar